Zivilstandsbeamte beurkunden Geburten, Kindesanerkennungen, Eheschliessungen, Namensänderungen und Todesfälle. Diese Ereignisse halten sie im informatisierten Standesregister Infostar, das gesamtschweizerisch vernetzt und an eine zentrale Datenbank angeschlossen ist, fest.

Kontakte mit der Bevölkerung hat die Zivilstandsbeamtin vor allem während des Vorbereitungsverfahrens für die Eheschliessung und bei der Durchführung der Trauung, deren Zeremonie sie frei gestalten kann. Eine persönliche Vorsprache ist auch für die Beurkundung der Kindesanerkennung oder die Abgabe einer Erklärung über die Namensführung nach gerichtlicher Auflösung der Ehe erforderlich.

Die Anmeldung von Geburten und Todesfällen erhalten Zivilstandsbeamte in der Regel schriftlich durch Spital- und Heimverwaltungen. Weitere Zivilstandsdokumente werden ihnen von Gerichten und Verwaltungsbehörden aus dem In- und Ausland ausgestellt. Der Zivilstandsdienst ist grenzüberschreitend organisiert. Die Zivilstandsereignisse der im Ausland lebenden Schweizer/innen werden am Heimatort beurkundet.

Die Register unterstehen einem strengen Datenschutz und sind für die Öffentlichkeit grundsätzlich nicht zugänglich. Zivilstandsbeamtinnen bewirtschaften nicht nur verschiedene Datenbanken, sondern beurkunden rechtsverbindlich für Verwaltung, Gerichte und Private relevante Personendaten. Sie liefern zudem Basisdaten für andere Verwaltungs­einheiten.

Die Tätigkeit des Zivilstandsbeamten erfordert juristisches Flair und Fachkenntnisse im Personen-, Familien- und Staatsangehörigkeitsrecht. Sie kennen sich aus mit den wichtigsten Rechtsnormen der Nachbarländer und wissen über altrechtliche Registereinträge Bescheid. Damit sie diese lesen können, müssen sie mit der Schreibweise der alten deutschen Kurrentschrift vertraut sein.