Im kaufmännischen Bereich von Hotel-, Gastro- und Tourismusbetrieben laufen viele Fäden zusammen. Kaufleute HGT arbeiten eng mit der Direktion und Mitarbeitenden aus anderen Fachbereichen zusammen.
Im Front Office, der "Drehscheibe" des Unternehmens nehmen Kaufleute HGT Reservationen für Hotelzimmer entgegen. Damit die Wünsche der Gäste erfüllt werden können, müssen sie oft organisatorische Kunststücke vollbringen, besonders wenn kurzfristig umdisponiert werden muss. Dann wird telefoniert, reserviert, gebucht, gefaxt, korrespondiert, gerechnet und vieles mehr. Im Hotel stehen sie auch mit dem Tourismusbüro, mit Behörden und Reiseveranstaltern in Verbindung. Vielfältige Kontakte mit Hotelgästen aus aller Welt bietet die Tätigkeit an der Réception. Am Frontdesk in der Eingangshalle empfangen und verabschieden sie die Gäste und informieren sie über die Dienstleistungen des Hotels. Als kompetente Ansprechpersonen gegenüber Kunden und Mitarbeitenden bearbeiten Kaufleute HGT Anfragen und Buchungen für Bankette sowie Anlässe und stellen der interessierten Kundschaft ein individuelles Restaurationsangebot zusammen.
Im Finanz- und Rechnungswesen erfassen und verbuchen Kaufleute HGT die Umsätze des Restaurants, der Bar und weiterer Abteilungen. Sie erstellen Lohn- und Sozialversicherungsabrechnungen und erledigen den Postcheck- und Bankverkehr. Sind sie für das Personalwesen zuständig, rekrutieren sie neue Mitarbeitende, holen Bewilligungen ein, fertigen Arbeitsverträge aus, planen Einsätze und Weiterbildung der Angestellten. Sie erstellen Statistiken, Berichte, Protokolle und führen die Korrespondenz.
Als Mitarbeitende von Tourismusorganisationen stehen Kaufleute HGT ebenfalls in Kontakt zu einer internationalen Kundschaft. Sie geben ihr Auskunft über Hotels, Verkehrsmittel und touristische Angebote der Region. Gemeinsam mit den einheimischen Leistungsträgern, Behörden und Anbietern entwickeln sie das gesamte Tourismusangebot und machen es durch gezielte Marketing- und Pressearbeit bekannt.
Kaufleute HGT benötigen für den Umgang mit der internationalen Kundschaft gute Fremdsprachenkenntnisse. Wichtige Arbeitsinstrumente sind der PC und moderne Kommunikationsmittel.