Im Zentrum des Berufsalltags von Kaufleuten Reisebüro steht der Kunde oder die Kundin sowie die Freude am Umgang mit Leuten aus allen Gesellschaftsschichten. Es gilt rasch zu erkennen, welche Ziele und Reisearten für die zu beratende Person in Frage kommen könnten. Zu den Kundinnen gehören Reisende, die nur Auskünfte und Prospekte über eine bestimmte Destination möchten, andere hingegen bevorzugen und buchen eine bis ins Detail komplett vorbereitete Reise. Für jeden Reisewunsch, für alle Routen, Transportmittel und Unterkunftsarten offerieren Kaufleute Reisebüro individuelle Vorschläge. Freundlich und überzeugend können sie selbst bei ausgefallenen Reisewünschen eine optimale Lösung für die Kundin erarbeiten und anbieten.
Kaufleute Reisebüro verfügen über umfassendes Fachwissen über Länder und deren politische Situation, über Kultur und Brauchtum der verschiedenen Gebiete sowie über geeignete Ausflugsmöglichkeiten. Sie sind in der Lage, Auskünfte über Flug-, Bahn-, Schiffs- und andere Tarife, günstige Transportmöglichkeiten, Unterkünfte, Veranstaltungen, Zollvorschriften, Visumspflichten und Versicherungsmöglichkeiten schnell herauszufinden, um den Kunden zu informieren.
Die eigentliche Reisevorbereitung erfordert viel Detailarbeit: Kaufleute Reisebüro lesen Fahr- und Flugpläne, bestellen oder stellen Bahn-, Schiffs- oder Flugtickets aus, reservieren am PC Flüge, Hotelzimmer, Mietautos, Tickets für Veranstaltungen und führen die dazu erforderliche Korrespondenz. Da jedes Detail in den Buchungen und in der Abrechnung stimmen muss, beanspruchen insbesondere diese Aufgaben viel Zeit und Sorgfalt. Weitere Aufgaben erledigen sie in den Bereichen Finanzen, Personal und Marketing.
Im lebhaften Betrieb eines Reisebüros arbeiten Kaufleute nicht nur am Schalter, sondern auch im so genannten Back Office bei einem Touroperator. Sie buchen zum Beispiel Plätze auf Linien- und Charterflügen, Hotelbetten oder stellen Pauschal- oder Katalogreisen für die nächste Saison zusammen und kalkulieren die Preise. Im Bereich Commercial nehmen sie telefonische Reservationen entgegen, beraten Kundschaft und verkaufen Geschäftsleuten komplette, individuell gestaltete Reisepakete.
Die Beratung der Kundschaft und der Verkauf von Reisen erfordert von Kaufleuten Reisebüro kundenorientiertes Denken, Fingerspitzengefühl, Beweglichkeit und Ideenreichtum.